Узким местом или «бутылочным горлышком в бизнесе называют уязвимости, которые мешают предприятию достичь целевых показателей и двигаться вперед. Сложность в том, что эта проблема сама по себе не устранится, а скорее, наоборот, будет нарастать, как снежный ком.
Еще один минус: без устранения узкого горлышка все усилия по повышению эффективности будут тщетны. Все просто: производительность всей команды ограничена результатом самого слабого звена. Поэтому чем раньше предприниматель заметит наличие проблемы и приступит к его устранению – тем меньший вред он успеет нанести.
Уязвимости могут быть разными:
«Болезни роста». Предприятие расширилось, а бизнес-процессы остались те же, процессы не оцифрованы. Во время масштабирования предприниматель мог упустить какие-то моменты, которые в маленькой компании контролировались в ручном режиме. Самое простое – перевести докумнетооборот в электронный вид. Начать можно с малого – начать пользоваться шаблонами типовых документов. Только одно это ускорит многие процессы.
«Кадры решают все». Справедливое утверждение, которое не стоит возводить в абсолют. Всегда в компании должна быть альтернатива ключевым сотрудникам. Это нужно, чтобы их отпуск или больничные не ставили на паузу бизнес-процессы. Кстати, в случае с недобросовестным сотрудником наличие такой незаменимый специалист может заняться и шантажом увольнением, чтобы, например, получить повышение зарплаты.
Конфликт. Он может возникать не только между людьми, командами, но и между программными компонентами. Простой пример – несовместимость CRM-системы с бухгалтерскими или складскими программами. Это может существенно тормозить процесс, не хуже, чем «битва» между людьми.
Рутина. На нее уходят ресурсы, время тратится на задачи, которые не приносят прибыли: составление отчетов, сбор пакета документов. В некоторых компаниях встречается бюрократия, из-за которой приходится куча рабочих часов уходит на процедуры согласований. В итоге все как бы работают, но процесс не идет.
Первая и главная задача руководителя – найти узкое место (или несколько мест), которое тормозит процессы. Для этого можно применить мозговой штурм, посмотреть основные метрики на предмет проседания.
Второе. Оперативно увеличить пропускную способность узкого места. Например, выяснилось, что отдел продаж не успевает обрабатывать заявки. Здесь можно освободить сотрудников от других задач, чтобы они могли сосредоточиться на нужной работе.
Третье. Сфокусироваться на решении конкретной проблемы. Направить на это все имеющиеся ресурсы. Внимание руководителя должно быть сосредоточено на узком месте и поиске решений для его устранения. Все остальные, несрочные задачи должны отойти на второй план.
Четвертое. Снять ограничения. Возможно, нанять дополнительный штат работников, взять другого сотрудника, поменять подрядчика. В общем, цель должна быть одна – устранение узкого места всеми доступными способами.
Пятое. Повторение цикла. Процесс совершенствования бизнеса должен идти непрерывно. Сразу после устранения одного слабого звена необходимо приступать к поиску остальных. Отдых – это не про борьбу с узкими местами.
